Administrative manager /Административный менеджер

EMEX — компания с большой и интересной историей, один из первых маркетплейсов на рынке РФ. Cейчас EMEX — международный холдинг, который включает торговый, информационный, и фулфилмент бизнесы: EMEX.ru, EMEX.DWC в ОАЭ, фулфилмент оператор HWC.

• Информационный бизнес — соединяет покупателей и поставщиков и агрегирует информацию о 38 миллионах товарных предложениях.
• Торговый бизнес — самостоятельно приобретает и продает товары, и задает планку качества продуктов на маркетплейсе.
• Фулфилмент бизнес — формирует глобальную доставочную сеть и позволяет осуществлять доставку в более, чем 30 стран мира.

EMEX — стабильный бизнес: на протяжении 20+ лет мы прибыльны каждый квартал. Достигнув определенного размера бизнеса и масштаба операций, компания столкнулась со всеми последствиями быстрого роста. Сейчас у бизнеса есть задача — быть эффективным, а для этого нужно достичь промежуточных целей по измеримости и управляемости. Для этого мы перепроектируем структуру всех компаний и значительно усиливаем наш фулфилмент бизнес.

О команде

Сейчас в команде EMEX больше 500 человек, включая 45+ человек бэк-офиса, которые обеспечивают работу и развитие торгового, информационного, фулфилмент бизнесов.

Команда ASM (20+ человек отвечает за эксплуатацию, охрану труда, пожарную безопасность, снабжение, административную поддержку и условия работы) обслуживает более 9 складских и офисных объектов общей площадью более 45 000м2, расположенных в России, ОАЭ и Японии, обрабатывая каждый день свыше 50 заявок на закупку/продажу и ремонт имущества.

Мы ищем Административного менеджера (Administrative manager), который возьмет на себя работу со всеми сотрудниками компании (500+ человек) и 4 разными бизнес-командами (Product, Fulfillment, Information, Back-office) будет постоянно повышать эффективность талантов за счет:

• постоянного мониторинга удовлетворенности условиями работы со стороны талантов и руководителей команд (опросы, наблюдения, интервью, посещение площадок и офисов);
• выявление потребностей и обеспечения сотрудников высокими стандартами условий работы и вспомогательных сервисов (например, такси, поставка продуктов питания, мобильная связь, трансфер для сотрудников, оформление пропусков, канцелярские товары, мебель и стояние рабочих мест);
• повышение эффективности использования расходов — через оптимизацию рабочего пространства для сотрудников работающих по гибридному графику, оптимизацию поставщиков и управление запасами;

Мы ищем менеджера, который готов нестандартно взглянуть на работу с такой практикой как “условия работы”, применить творческий подход, сфокусироваться на результате и выстроить эффективные процессы и взаимодействие с внутренним заказчиком. Важно, чтобы вы не просто “закрывали потребность”, а искали способ превзойти ожидания, обеспечить самое дорогое, что есть у компании, таланты, максимально удобными и функциональными условиями работы.

Вы будете отвечать за следующие метрики (они же будут вашими KPI):

• Качество

  Уровень удовлетворенности внутренних пользователей; Формула: Фактический результат опроса внутренних заказчиков/максимально возможный результат опроса ;

• Скорость

  Уровень предоставляемых услуг; Формула: Количество заявок выполненных с нарушение срока выполнения / общее количество заявок;

• Себестоимость

  Общая стоимость владения офисом; Формула: Совокупные затраты компании на офисы/количество сотрудников работающих в офисе;

Цели на первые 12 недель:

• Прийти к понимаю себестоимость обеспечения условий работы, для сотрудников компании и снизить себестоимость на 10% за счет повышения эффективности работы процессов;
• Обеспечить переезд офисов с площадок Томилино на площадки Белая дача, улучшить условия работы сотрудников за счет повышения качества сервисов, выполнение ремонта сервисных и служебных помещений в Дзержинском и на Белой Даче, обустройством незакрепленных рабочих мест.

• Опыт работы с АХО/Procurement или другой функцией, обеспечивающей условия труда;
• Опыт руководства командой (1+ сотрудников);
• Вы владеете английским языком на уровне B2+, можете говорить и писать.

Hard-Компетенции

• Вы умеете анализировать условия работы сотрудников — используете эффективные инструменты (опросы, интервью, наблюдения), ставите подобные исследования на поток и делаете рабочие выводы;
• Вы умеете организовывать работу внутренних сотрудников и внешних подрядчиков — чтобы максимально быстро получить результат за адекватные деньги, идеально владеете проектным менеджментом и умеете контролировать результат;
• Вы умеете выбирать подрядчиков — разрабатываете критерии выбора, исследуете варианты, организовываете тендеры, если требуется, из-под земли достанете лучший для компании вариант;
• Вы умеете придумывать неочевидные решения — можете из ремонта кухни сделать медиа-проект, который продвинет наш бренд; сдадите в субаренду часть не используемого офиса, чтобы оптимизировать себестоимость и так далее;
• Вы умеете разбираться в технических и технологических спецификациях — поймете, как соблюдать безопасность труда, какой мощности компьютер нужен для сотрудника;
• Вы умеете строить процессы — для нас критично важно, чтобы вы не просто умели точечно решать проблемы, но выстраивали системный процесс работы, который будет давать стабильный результат;
• Вы отлично умеете работать с финансами, собираете аккуратные и понятные модели расчетов в Excel, визуализируете данные таким образом, что руководители сразу понимают суть модели и не нуждаются в пояснительных записках, быстро разрабатываете разные варианты для менеджмента на выбор;
• Вы можете выступить заказчиком для команды IT. Знаете, какие у них есть возможности, какую информацию подавать на входе и как внедрять их инструменты в работу;
• Вы умеете управлять командами: строите эффективный найм, разрабатываете и внедряете онбординг, строите систему развития и обучения, можете сделать систему мотивирования и не дрогнете при увольнении неэффективных сотрудников.

Soft-Компетенции

• Вы максимально самостоятельны и можете работать в рамках согласованных KPI и плана действий, принося результат.
• Вы отлично владеете коммуникацией — делаете резюме самого важного, структурно говорите, отлично выступаете, комфортно себя чувствуете в сложных переговорах, умеете проводить эффективные встречи, составляете отличные документы и инструкции. Вам нужно будет много общаться с различными внутренними и внешними агентами, решать спорные ситуации, доносить позицию компании.
• У вас хорошо развито лидерство — вы умеете достигать результата ресурсами команды, учитываете интересы всех сторон, не отказываетесь от дополнительной ответственности и не проходите мимо, если кому-то нужна ваша помощь.
• Вы готовы работать в сильной и сфокусированной на результате команде — вам нравится сотрудничество с коллегами для решения сложных задач, вы не склонны к спорам “просто так”. Работа в сильной и слаженной команде — один из ключевых аспектов вашей мотивации.
• Вы умеете работать с людьми разных ролей — от специалистов по сортировке, до инженеров-архитекторов. Вы знаете, как выстроить процессы работы, чтобы сотрудничество было эффективным.

• Возможность самостоятельно улучшать процессы: мы в первую очередь опираемся на смыслы, поэтому, если вы сможете обосновать свою идею и ее ценность, мы дадим вам карт-бланш на ее реализацию. Вы увидите, как ваши идеи приносят пользу бизнесу.
• Мы растем не только в пределах рынка России или ОАЭ. Постепенно мы расширяем географию присутствия, и это даст вам возможность попробовать себя в международном развитии и поможет на практике изучить новые инструменты для работы за рубежом.
• Возможность разработать “с нуля” продукты и процессы, которыми будут пользоваться 500+ человек самых разных профессий.
• Вы будете курировать наши офисные и складские помещения в г. Дзержинский, Томилино и Котельниках, с возможностью работать гибридно.
• ДМС.

Как будет выстроен процесс найма

HR интервью →

Собеседование с ASMO →

Оффер