Office manager/Офис-менеджер

Emex — международная группа компаний, основанная в 1998 году. В состав группы входят:

• Emex.ru — маркетплейс автозапчастей и товаров для транспорта, которые объединяют покупателей, тысячи продавцов и свыше 40 миллионов товарных предложений.
• Международный фулфилмент-бизнес — храним, сортируем и доставляем автозапчасти более чем в 40 стран, включая Россию, Европу, Ближний и Дальний Восток, Африку, Южную Америку, США и Австралию.
• Smartbe.ru — сервис, в котором опытные эксперты помогают с подбором автозапчастей.
• Контрафакта.нет — база знаний о том, как распознать качественные автозапчасти.
• SaaS-решения — сервисы, которые упрощают управление складскими операциями для компаний.

Вместо монополии мы строим глобальную конкурентную среду, в которой решающую роль играют талант и инновации. Такой подход на 100% улучшает сервис, помогает оптимизировать процессы и поддерживать справедливое ценообразование на рынке, создаёт выгодную экосистему для заказчиков, партнёров и сотрудников.
В нашей компании решения принимаются на основе данных, а за разработкой продуктов стоит собственная ИТ-команда. Сегодня Emex — это 700 талантливых сотрудников, которые работают удалённо и в офисе в Москве, объединяя мир вокруг одной цели: создать и развить конкурентную среду на рынке товаров для транспортных средств.

Кого мы ищем и для каких целей

Офис-менеджер необходим для поддержания организованной и продуктивной рабочей среды (Офис), что позволяет сотрудникам сосредоточиться на своих основных обязанностях и повышает общую эффективность бизнеса. Поэтому основными целями Офис-менеджера будут:

• Обеспечение бесперебойной работы офиса — все административные процессы выполняются эффективно и своевременно (например — отправить корреспонденцию, забронировать отель, добраться до Офиса на корпоративном транспорте).
• Обеспечение всеми необходимыми ресурсами (закупка питания, канцелярии, мебели итп) и поддержание чистоты и порядка в Офисе.
• Контроль за расходами — оптимизация офисных затрат и контроль за текущим наличием, чтобы избежать перерасхода средств.
• Поддержка культуры — внесение вклада в поддержание благоприятной атмосферы в командах и участие в организации корпоративных мероприятий.

Вашими метриками будут:

• уменьшение количества жалоб на чистоту, комфорт и качество продуктов,
• сокращение среднего времени на решение инцидентов, связанных с организацией рабочей среды,
• процент снижения необходимых затрат на поддержание офиса.

Зоны ответственности:

• Основные обязанности

  • Поддержание и улучшение состояния Офиса и вспомогательных сервисов (например, клининг-сервис, поставка продуктов питания).

  • Координация командировок, мероприятий

    • бронирование билетов, отелей, помещений для мероприятий,
    • коммуникация с сотрудниками и исполнителями,
    • помощь с оформлением необходимых документов (визы, командировочные итп).
  • Оптимизация работы с корреспонденцией — организация приема, оформления и распределения входящих, исходящих писем, формование требования к автоматизации процесса вместе с продуктом и юристом.
  • Формирование “технического задания” в команды закупки, эксплуатации для поиска лучшего предложения, решения, удовлетворяющего потребности офиса и работа с выбранными поставщиками товаров, услуг, контроль за запасами.
  • Управление помощниками офис-менеджера.

Цели на первые 12 недель:

• Оценить запасы и потребности — провести инвентаризацию офисных ресурсов (продукты питания, канцелярские товары, расходные материалы и т.д.) и организовать закупку недостающих товаров и продажу ненужных (при необходимости).
• Настроить работу с поставщиками — пересмотреть контракты с поставщиками и обновить контактные данные. Возможно, стоит пересмотреть условия сотрудничества или найти более выгодные варианты.
• Обеспечить порядок в Офисе — с помощью команды снабжения и эксплуатации улучшить состояние рабочих мест, общих зон и помещения в целом.

Уровень и опыт

• Уровень — Senior
• Вы знаете английский язык на уровне В2+, можете свободно говорить и писать.
• У вас есть опыт работы в команде, отвечающей за комфорт, обслуживание и чистоту, административные вопросы (организация командировок, корреспонденции). На собеседовании нужно будет рассказать, с чего вы начинали управление и каких результатов достигли.
• Опыт работы в гостиничном бизнесе будет плюсом.

Hard-skills

• Вы умеете выстраивать процессы, позволяющие поддерживать и улучшать условия в Офисе.
• Вы обладаете навыком ресурсного планирования (на операционном/тактическом уровнях).
• Вы умеете выбирать подрядчиков — разрабатываете критерии выбора, исследуете варианты, организовываете тендеры, можете обеспечить лучший вариант — соотношение качества/ цены/ срока.
• Вы можете выступить заказчиком для команды IT. Знаете, какие у них есть возможности, какую информацию подавать на входе и как внедрять их инструменты в работу.
• Вы умеете управлять небольшой командой: строите эффективный найм, разрабатываете и внедряете онбординг, строите систему развития и обучения, можете сделать систему мотивирования и не дрогнете при увольнении неэффективных сотрудников.

Soft-skills

• Вы максимально самостоятельны и можете работать в рамках согласованных KPI и плана действий, принося результат.
• Вы отлично владеете коммуникацией — делаете резюме самого важного, структурно говорите, отлично выступаете, комфортно себя чувствуете в сложных переговорах, умеете проводить эффективные встречи. Вам нужно будет общаться с сотрудниками, поставщиками, дизайнерами интерьеров, решать спорные ситуации, доносить желания и позицию компании.
• У вас хорошо развито лидерство — вы умеете достигать результата ресурсами команды, учитываете интересы всех сторон, не отказываетесь от дополнительной ответственности и не проходите мимо, если кому-то нужна ваша помощь.
• Вы готовы работать в сильной и сфокусированной на результате команде — вам нравится сотрудничество с коллегами для решения сложных задач, вы не склонны к спорам “просто так”. Работа в сильной и слаженной команде — один из ключевых аспектов вашей мотивации.
• Вы умеете работать с людьми разных ролей — от инженера-наладчика, до продакт менеджеров. Вы знаете, как выстроить процессы работы, чтобы сотрудничество было эффективным.

• возможность попробовать себя в международном развитии 
• возможность самостоятельно улучшать процессы и приносить пользу бизнесу.
• возможность сильно прокачать свои навыки автоматизации и многое применить на работе.
• гибридный формат работы