Офис менеджер

О команде

Вы присоединитесь к команде Back Office, которая создаёт архитектуру управления финансами, людьми и рисками EMEX.

Сейчас в команде EMEX больше 700 человек, включая 45+ человек бэк-офиса, которые обеспечивают работу и развитие торгового, информационного, фулфилмент бизнесов.

Вы будете отвечать за поддержание эффективной работы офисов в России и ОАЭ и обеспечивать их бесперебойное функционирование вместе с командой снабжения и эксплуатации.

• Обеспечение бесперебойной работы офисов - все административные процессы выполняются эффективно и своевременно (например — отправить корреспонденцию, забронировать отель, добраться до офиса на корпоративном транспорте, оформить пропуск для въезда на территорию, заказать такси, выдать  корпоративную Sim карту и т.д.) - Москва и Дубай.
• Контроль за чистотой и состоянием офисного пространства  - взаимодействие с службой клининга и эксплуатации, визуальный контроль состояния мебели и офисного оборудования, контроль за наполнением переговорных комнат, зон приема пищи  и т.д. – Москва.
• Обеспечение всеми необходимыми ресурсами (взаимодействие c отделом Закупок по вопросам обеспечения: питанием, канцелярией, водой, мебелью и тп) и визуальная насмотренность и контроль за порядком в офисе - Москва.
• Корпоративная связь  - контроль и выдача корп Sim карт, учет затрат на мобильную связь, взаимодействие с бухгалтерией по предоставлению детализации к отчетным документам  - Москва и Дубай.
• Контроль за расходами — оптимизация офисных затрат и контроль за текущим наличием необходимого обеспечения в рамках зоны ответственности, чтобы избежать перерасхода средств - Москва и Дубай.
• Корпоративное такси  - организация доступов к ресурсу корпоративного такси и контроль за ежемесячными расходам по данной статье - Москва и Дубай.
• Поддержка корпоративной культуры — внесение вклада в поддержание благоприятной атмосферы в командах, участие в организации корпоративных мероприятий, формирование позитивной коммуникации в рамках поступающих запросов и повышение лояльности сотрудников компании к административным сервисам – Москва.
• Учет ТМЦ  - формирование заявок в корпоративных электронных ресурсах на поставляемые ТМЦ, кросс функциональное взаимодействие с сотрудниками бухгалтерии и эксплуатации на предмет  эффективного и прозрачного контроля процесса. - Москва

Hard-skills

• Вы умеете выстраивать процессы, позволяющие поддерживать и улучшать условия в офисах.
• Вы обладаете навыком насмотренности и чувством прекрасного (актуальными для организации ежедневных небольших улучшений на площадках).
• Вы умеете выстраивать конструктивные взаимоотношения с подрядчиками —  получая от них услуги в соотношении качество/ цена/ срок, эффективно решаете спорные вопросы в рамках договора поставки.

Soft-skills

• Вы максимально самостоятельны и можете работать в рамках согласованных KPI и плана действий, принося результат.
• Вы отлично владеете коммуникацией — делаете резюме самого важного, структурно говорите, отлично выступаете, комфортно себя чувствуете в сложных переговорах, умеете проводить эффективные встречи. Вам нужно будет общаться с сотрудниками, поставщиками, дизайнерами интерьеров, решать спорные ситуации, доносить желания и позицию компании.
• У вас хорошо развита обучаемость — вы открыты к новым знаниям и умеете их эффективно использовать для достижения результата с привлечением ресурсов команды, учитываете интересы всех сторон, не отказываетесь от дополнительной ответственности и не проходите мимо, если кому-то нужна ваша помощь.
• Вы готовы работать в сильной и сфокусированной на результате команде — вам нравится сотрудничество с коллегами для решения сложных задач, вы не склонны к спорам “просто так”. Работа в сильной и слаженной команде — один из ключевых аспектов вашей мотивации.
• Вы умеете работать с людьми разных ролей — от инженера-наладчика, до продакт менеджеров. Вы знаете, как выстроить процессы работы, чтобы сотрудничество было эффективным.

• Возможность самостоятельно улучшать процессы: мы в первую очередь опираемся на смыслы, поэтому, если вы сможете обосновать свою идею и ее ценность, мы дадим вам карт-бланш на ее реализацию. Вы увидите, как ваши идеи приносят пользу бизнесу.
• Мы растем не только в пределах рынка России или ОАЭ. Постепенно мы расширяем географию присутствия, и это даст вам возможность попробовать себя в международном развитии и поможет на практике изучить новые инструменты для работы за рубежом.
• Возможность разработать “с нуля” продукты и процессы, которыми будут пользоваться 700+ человек самых разных профессий.
• Рабочее место сотрудника будет размещаться в первые 3 месяца между 2-мя офисами: 2 дня офис в Дзержинском, 3 дня офис в Котельниках.