Руководитель направления кадрового администрирования / Head of HR records management

О компании

EMEX — компания с большой и интересной историей, один из первых маркетплейсов на рынке РФ. Cейчас EMEX — международный холдинг, который включает торговый, информационный, и фулфилмент бизнесы: EMEX.ru, EMEX.DWC в ОАЭ, фулфилмент оператор HWC.

• Информационный бизнес — соединяет покупателей и поставщиков и агрегирует информацию о 38 миллионах товарных предложениях.
• Торговый бизнес — самостоятельно приобретает и продает товары, и задает планку качества продуктов на маркетплейсе.
• Фулфилмент бизнес — формирует глобальную доставочную сеть и позволяет осуществлять доставку в более, чем 30 стран мира.

EMEX — стабильный бизнес: на протяжении 20+ лет мы прибыльны каждый квартал. Достигнув определенного размера бизнеса и масштаба операций, компания столкнулась со всеми последствиями быстрого роста. Сейчас у бизнеса есть задача — быть эффективным, а для этого нужно достичь промежуточных целей по измеримости и управляемости. Для этого мы перепроектируем структуру всех компаний и значительно усиливаем наш фулфилмент бизнес.

Подробнее про историю компании, путь ее развития можно прочитать в большом интервью Михаила Кулябина, основателя компании, для Forbes:

Идейный торговец: как маркетплейс автотоваров Emex.ru боролся за параллельный импорт

Нами движет не только и не столько экономическая цель, а наше видение и миссия. Мы хотим внести вклад в изменение экономического и социального уклада: от монополии корпораций к конкуренции талантов.

Для этого мы создаем и развиваем конкурентную среду:

• определяем роли и функции пользователей и соединяем их для создания цепочки ценности;
• развиваем собственную экспертизу в каждой роли;
• создаём стандарты и инструменты для реализации функций;
• обеспечиваем взаимодействие пользователей и гарантируем сделки между ними;
• привлекаем новых пользователей и выходим на новые рынки.

О команде

Сейчас в команде EMEX больше 700 человек, которые поддерживают работу всех бизнесов, и отдельная команда из 7 человек, которая занимается развитием HR направления. Мы планируем рост и расширение команды до 15 человек.

HR для нас — не “сервисная” функция, которая выполняет “заказы” других команд. HR создает удобные инструменты и процессы для своих пользователей — сотрудников компании. У HR есть свое видение развития HR-продуктов, глубокое понимание болей пользователей и логично выстроенная система приоритетов. Главная цель HR — повышение доходности бизнесов за счет эффективной работы с активами, а именно с человеческими ресурсами.

Кого и зачем мы ищем

Мы ищем Руководителя кадрового администрирования, который выстроит эффективное управление кадровым администрированием в компании за счет:

• ведения кадрового администрирования в разных юрисдикциях (РФ и ОАЭ, дальше — больше) — через создание процессов, мониторинг и повышение их эффективности;
• помощи в разработке продуктов для ведения кадрового администрирования — совместно с командой продукта и аналитики;
• управления рисками кадрового администрирования — когда мы заблаговременно их устраняем и работаем с ними системно;

Мы ищем руководителя, который готов нестандартно взглянуть на работу кадрового администрирования, упрощать сложное, и применять творческий подход для того, чтобы добиваться поставленных целей.

Вы будете отвечать за следующие метрики (они же будут вашими KPI):

• Качество = % или количество операций кадрового администрирования, совершенных без допущения ошибок;
• Скорость = SLA по процессам кадрового администрирования (будем считать от найма до увольнения, сроков оформления рабочих виз и так далее);
• Себестоимость = себестоимость работы функции, которая включает стоимость оплаты труда, использования цифровых инструментов, содержания и обслуживания любых архивов, стоимость незакрытых рисков.

Цели на первые 12 недель:

• произвести первичные замеры своих метрик — на базе этого, собрать план по зонам развития на ближайшие 24 недели;
• ускорить процесс выдачи рабочих виз в ОАЭ до 7 рабочих дней, передать процесс на поддержание сотруднику из своей команды;
• привести юридическую оргструктуру компании в соответствие с бизнес оргструктурой — у 80% сотрудников совпадает фактическая должность и руководитель с юридической;
• провести оценку сотрудников команды кадрового администрирования — сформировать вакансии для поиска новых сотрудников, сделать планы развития с текущими.

Какие компетенции нужны

Уровень и опыт

• Уровень — Руководитель отдела+
• Опыт лидирования или управления функцией международного кадрового администрирования;
• Опыт руководства командой (3+ сотрудников);
• Вы владеете английским языком на уровне C1+, можете свободно говорить и писать;
• Экспертиза в трудовом законодательстве РФ — обязательна;
• Экспертиза в трудовом законодательстве ОАЭ — будет большим плюсом.

Hard-Компетенции

• Вы умеете выстраивать, менять и добиваться нужных показателей с помощью организации процессов кадрового администрирования. Для нас критично важно, чтобы вы не просто умели точечно решать проблемы, но выстраивали системный процесс работы, который будет давать стабильный результат.
• Вы умеете автоматизировать и цифровизировать кадровые процессы — можете рассказать на паре примеров, как уже решали подобные задачи и какой получили результат в цифрах.
• Вы умеете формировать эффективные документы — как внутренние, которые сделают кадровые процедуры более понятными для сотрудников, так и внешние, которые позволят отвечать на запросы контролирующих органов и снижать риски компании;
• Вы умеете работать с финансами, собираете аккуратные и понятные модели расчетов в Excel;
• Вы можете выступить заказчиком для команды IT. Знаете, какие у них есть возможности, какую информацию подавать на входе и как внедрять их инструменты в работу;
• Вы умеете управлять командами: строите эффективный найм, разрабатываете и внедряете онбординг, строите систему развития и обучения, можете сделать систему мотивирования и не дрогнете при увольнении неэффективных сотрудников.

Soft-Компетенции

• Вы максимально самостоятельны и можете работать в рамках согласованных KPI и плана действий, принося результат.
• Вы отлично владеете коммуникацией — делаете резюме самого важного, структурно говорите, отлично выступаете, комфортно себя чувствуете в сложных переговорах, умеете проводить эффективные встречи. Вам нужно будет много общаться с различными внутренними и внешними агентами (в том числе, с контролирующими организациями), решать спорные ситуации, доносить позицию компании.
• У вас хорошо развито лидерство — вы умеете достигать результата ресурсами команды, учитываете интересы всех сторон, не отказываетесь от дополнительной ответственности и не проходите мимо, если кому-то нужна ваша помощь.
• Вы готовы работать в сильной и сфокусированной на результате команде — вам нравится сотрудничество с коллегами для решения сложных задач, вы не склонны к спорам “просто так”. Работа в сильной и слаженной команде — один из ключевых аспектов вашей мотивации.
• Вы умеете работать с людьми разных ролей — от специалистов по сортировке, до инженеров-архитекторов. Вы знаете, как выстроить процессы работы, чтобы сотрудничество было эффективным.

Что мы предлагаем

• Возможность самостоятельно улучшать процессы: мы в первую очередь опираемся на смыслы, поэтому, если вы сможете обосновать свою идею и ее ценность, мы дадим вам карт-бланш на ее реализацию. Вы увидите, как ваши идеи приносят пользу бизнесу.
• Мы растем не только в пределах рынка России или ОАЭ. Постепенно мы расширяем географию присутствия, и это даст вам возможность попробовать себя в международном кадровом делопроизводстве и поможет на практике изучить новые инструменты для работы за рубежом.
• Мы поддерживаем гибридный формат работы – вы сможете совмещать работу из дома с визитами в наш офис в г. Дзержинский или в Дубай.